El sistema debe estar enfocado en la etapa de ejecución del ciclo general de gestión de los proyectos. En tal sentido, se debe entender que los proyectos deben estar completamente formulados y aprobados. Partiendo de esta situación, el sistema debe contemplar aspectos relacionado con la ejecución propiamente dicha como los avances físicos y financieros de los proyecto respecto al tiempo y los recursos utilizados, de tal manera que se puedan realizar tareas de seguimiento y control hasta que los mismos finalmente concluyan efectivamente.
La administración pública ha ido consolidando de forma eficiente los mecanismos requeridos para la formulación y planificación de la gestión de proyectos; sin embargo, no se cuenta con mecanismos adecuados que permitan realizar tareas de seguimiento y control a la fase de ejecución en el ciclo de gestión de los mismos. Esta situación implica que no se cuentan con herramientas que permitan garantizar que se utilizan adecuadamente los recursos asignados, y se desconoce cuan apegada es la ejecución respecto al plan de trabajo diseñado para cada proyecto. La creación de una herramienta informática que permita sistematizar las tareas de seguimiento y control, y sobre todo garantizar el cumplimiento de las metas físicas y financieras en el transcurrir de la ejecución del proyecto, incorporaría al proyecto como tal, de un instrumento ideal que garantizaría el uso adecuado de los recursos y el cumplimiento del plan de trabajo inicialmente constituido.